こんなとき、ありませんか？
・メールで報告したのに、なぜかスルーされる
・上司から「そんな話聞いてないぞ」と怒られる
・こっちは送ってるのに、伝わっていないことになってる
・報告不足と責められるけど、自分ではやったつもり
・結局、何をどう伝えればいいのかわからない
ここで得られるもの
・上司に“伝わる”伝え方のヒント
・メールだけでは伝わらない理由の理解
・上司との信頼関係を築くためのアプローチ
私の経験を基にご説明します
こんにちは、ブログ管理人のケイです。
今回のテーマは、上司への「伝え方」。いや、「伝わり方」と言ってもいいかもしれません。
これは最近実際に起きた出来事です。ある企画を社内で進めていた私は、必要事項をまとめて、上司Kにメールで報告を入れました。内容は簡潔に、かつ必要な資料も添付し、見てもらえればすぐ判断できるようにしました。
送ったのは昼頃。しかし夜になっても、翌日になっても、上司からの返事はなし。まあ忙しいのかもしれないと思いつつ、しばらく待つことにしました。
──一週間後、上司Kから突然の電話がかかってきました。
「ケイ、あの企画どうなってるんだ？報告もないけど」
思わず、え？と思いました。確かに、メール送ったんだけど…と答えると、
「メール送っただけで終わるなよ！電話するなりLINEするなり、なんかあるだろ！」
と、まさかの逆ギレ。
内心「いやいや、こっちはしっかり報告してるし！」と叫びそうになりましたが、そこはグッとこらえて、以降「重要な案件はメール＋LINEで送る」ことを自分ルールにしました。
それからというもの、報告を「伝わる」形で届けるよう意識し、余計な誤解は減りました。
“伝えた”と“伝わった”の間にある壁
この出来事から数ヶ月。今度は逆の立場で事件が起きました。
あるプロジェクトの進捗が気になり、部下に電話して確認したときのことです。
「ケイさん、メールで送ってますよ？承認待ちなんですけど…」
正直、ギクリとしました。
メールを確認したら、確かにありました。
ただ、私は“気づかないうちに既読にしていた”ようで、頭からスルーしていたのです。
「いや、来てないよ。ちゃんと電話とかしてくれないと困るだろ」
──その瞬間、ハッとしました。
これ、私が上司Kに言われたやつだ。
自分も、同じように部下に返してしまっていたんです。
言い訳はできます。「忙しかった」「他にも案件が重なっていた」など。
でも、どんな理由であれ、自分がされて嫌だったことを部下にしてしまった。
反省。いったことは間違ってないけど。でも言い方が悪かったと猛省。
「伝える側」が責任を持つ、という発想
この経験で強く学んだのは、「報告は完了して終わり」ではないということです。
✔ メールを送った
✔ 添付ファイルもつけた
✔ 送信済みマークがついた
──それだけでは、相手の「理解」は得られていないのです。
どれだけ丁寧に送っても、相手が読まなければ、意味がない。
返信がないなら、読んだかどうかすらわからない。
だから、報告する側ができる限り「伝わる」工夫をするべきなんです。
実践している3つの工夫
私が今、意識していることをシェアします。
1. **メールを送ったあとにLINEか口頭で一言「送りました」と伝える**
→ 読んだことの確認にもなるし、忘れ防止にもなる。
2. **メールタイトルに【重要】【要返信】などのラベルをつける**
→ 忙しい人ほど、件名で優先度を判断している。
3. **「伝える＝完了」ではなく「話ができる＝完了」と考える**
→ 対話が成立して、ようやく報告の意味がある。
この3点を意識するだけでも、誤解やストレスが格段に減りました。
伝わっているかいないか、レスポンスがあるまで粘る
一度でも経験がある人はわかると思いますが、
「伝えたのに無視された」って、結構ダメージ大きいです。
だからこそ、自分が報告する側の時は、
「伝わっていなかったら、それは自分の伝え方にも原因があるかも」と
冷静に振り返ることが大事だと思っています。
言葉は、一方通行では意味がない。
レスポンスがあって、初めて“伝えた”と言えるんだと。
最後に伝えたい一言
上司への報告は、相手が「理解して反応する」までがゴール。
メールを送っただけでは、まだ「報告」は終わっていないのです。
あなたの話、聞かせてください
あなたも似たような経験、ありませんか？
上司に報告したのに伝わっていなかった、逆に部下に言いすぎてしまったなど、
よかったらコメントやDMで教えてください。
このブログを通して、共に“伝わる力”を磨いていきましょう。
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